Экологический союз — ведущая российская НКО, занимающаяся сохранением биосферы. Мы ищем ответственного и дружелюбного человека для поддержки порядка в офисе, работы с документами и административной помощи экологам. Мы обещаем полноценное погружение в деятельность организации и современные инструменты работы.
Обязанности: согласно должностной инструкции
Документооборот – внешний и внутренний
Прием, регистрация и отправка корреспонденции;
Ведение и актуализация баз данных контрагентов в программе ПланФикс и других реестрах документов в организации;
Составление писем, запросов;
Оформление, хранение, архивирование локальных нормативных актов;
Ведение и учет первичных документов с контрагентами (20-30 операций в месяц):
— выставление счетов, оформление закрывающих документов в 1С;
— работа с договорами, в том числе электронно через систему Контур.
Кадровое делопроизводство (16 сотрудников)
Размещение вакансий (рассмотрение приходящих откликов, организация собеседований – редко);
Прием на работу, оформление приказов, актуализация кадровых документов, ведение отчетности по кадровым документам, ведение штатного расписания;
Ведение учета рабочего времени, составление графика отпусков, прием заявлений от сотрудников.
Поддержание жизнедеятельности офиса:
Прием и распределение входящих звонков (стационарный и мобильный телефон);
Коммуникация с сотрудниками, постановка и выполнение задач через электронную систему ПланФикс,
Организация онлайн и оффлайн собраний, помощь в подготовке праздников/событий;
Поддержание порядка в офисе, оперативная связь с имеющимися подрядчиками по текущим вопросам и неполадкам, в т.ч. арендодателем;
Заказ канцелярии, расходных материалов, оборудования для офиса (по мере необходимости);
Организация заказа полиграфических работ;
Работа с юристом по текущим вопросам;
Подшивание, печать, сканирование документов;
Организация командировок сотрудников (2-3 в месяц);
Помощь главному бухгалтеру по техническим вопросам;
Выполнение прочих административных поручений по запросу руководителя.
Требования к кандидату:
Релевантный опыт от 1 года;
Уверенное пользование ПК, включая программы MS Office, и офисной оргтехникой;
Знание основных принципов внешнего и внутреннего документооборота;
Грамотная устная и письменная речь;
Уверенность и спокойствие в общении (лично и по телефону);
Желателен минимальный опыт работы в 1С 8.3, 1С ЗУП;
Знание английского языка на базовом уровне будет дополнительным преимуществом.
В членах нашей команды мы ценим дисциплинированность, ответственность, внимательность к деталям, стрессоустойчивость, обучаемость, высокую скорость работы, инициативность.
Условия:
Условия труда и оформление согласно ТК;
Заработная плата после вычета налогов (на руки) 55 000 руб.;
График работы: полная занятость в офисе, пятидневная рабочая неделя с 10:00 до 18:30;
Офис в самом центре Санкт-Петербурга в историческом Толстовском доме: ул. Рубинштейна, 15-17;
Кухня в офисе;
Дружный заботливый коллектив (часть сотрудников работает удаленно).
По вопросам трудоустройства просим направлять письма на почту Виктории Мельниковой [email protected]