Административный ассистент
Экологический союз — некоммерческая организация, которая уже более 30 лет работает над тем, чтобы экологичные решения становились нормой, а не исключением. Мы помогаем бизнесу и людям делать более ответственный выбор и вносим вклад в сохранение природы и качества жизни.
Для нас экология — это не абстрактная идея, а ежедневная практическая работа: понятные правила, честные процессы и реальные изменения. Мы ценим прозрачность, ответственность и уважение к людям — внутри команды и во внешней работе.
Наши ценности:
Каждый день мы делаем мир лучше;
Мы честны с собой и обществом;
Мы принципиальны в вопросах экологии и последовательны в своих действиях;
Для нас важно быть понятными;
Чем больше нас будет, тем ближе цель.
Кого мы ищем
Мы ищем человека, который станет надежной опорой для нашей команды — того, кто будет держать руку на пульсе административных процессов и создавать комфортное пространство для работы.
Если вы любите порядок, умеете держать в голове множество задач одновременно и получаете удовольствие от того, что помогаете команде работать слаженно, — эта позиция для вас.
Мы — команда из 14 человек, работающих преимущественно удаленно. Вы будете тем самым незаменимым человеком, благодаря которому все работает: документы не теряются, встречи проходят вовремя, а офис всегда готов принять коллег.
Чем предстоит заниматься
Вы будете хранителем документов и договоров:
Вести документооборот: принимать, регистрировать, подписывать и отправлять документы (работа в ЭДО, с курьерскими службами и Почтой России);
Готовить типовые договоры с клиентами и общаться с ними по вопросам обмена документами;
Взаимодействовать с бухгалтером юристом по текущим вопросам;
Поддерживать актуальность контактов в «ПланФикс» (мы вас обучим) и других системах;
Архивировать и хранить важные документы организации.
Вы будете заботиться о команде:
Оформлять кадровые документы: договоры, приказы, отпуска (у нас есть готовые шаблоны, все просто);
Вести учет рабочего времени и составлять график отпусков;
Помогать сотрудникам с организацией командировок (2-3 раза в месяц);
Иногда размещать вакансии и организовывать собеседования.
Вы будете душой офиса:
Поддерживать порядок в пространстве (у нас уютный офис в историческом здании на Рубинштейна);
Следить, чтобы всегда были канцтовары, кофе и все необходимое для работы;
Общаться с подрядчиками, арендодателем и IT-поддержкой;
Иногда организовывать встречи команды — онлайн и офлайн;
Помогать в подготовке корпоративных событий и праздников;
Поддерживать принципы экоофиса (экозакупки и раздельный сбор).
Представьте свой рабочий день
Вы начинаете утро с просмотра задач в «ПланФикс», отвечаете на пару звонков, получаете документы от бухгалтера и подписываете их в ЭДО, заказываете курьера для отправки договора, сканируете нужные документы, помогаете коллеге оформить командировку и вместе с юристом составляете допсоглашение для одного из наших клиентов. Разнообразие — это про эту работу!
Что важно для успеха на этой позиции
Ваш опыт:
Вы уже работали на аналогичной позиции минимум год и знаете, как устроен документооборот;
Вы уверенно работаете в MS Office и с офисной техникой;
У вас есть опыт работы с ЭДО, CRM-системами или планировщиками задач (или желание быстро этому научиться);
Вы умеете работать с нейросетями (они помогают ускорить рутинные задачи);
Вы грамотно пишете и говорите.
Бонусом будет:
Базовое знание английского языка;
Опыт работы в НКО.
Ваш характер
Нам важно, чтобы вы были:
Ответственным человеком — на вас можно положиться;
Организованным — вы умеете планировать свою работу и не теряете важные детали;
Внимательным к деталям — видите опечатки, не забываете про дедлайны;
Коммуникабельным — легко находите общий язык с разными людьми;
Инициативным — готовы предложить улучшения и не ждете, пока вам скажут, что делать;
Стрессоустойчивым — спокойно реагируете, когда все происходит одновременно;
Искренне заботливым — вам важно, чтобы коллегам было комфортно работать.
Если вы любите, когда все на своих местах, получаете удовольствие от завершенных задач и хотите работать в команде, которая делает что-то важное для планеты, — мы ждем именно вас!
Что мы предлагаем
Оформление и зарплата:
Официальное трудоустройство по ТК РФ;
70 000 рублей на руки (после вычета НДФЛ).
График работы:
Пн-Пт, с 10:00 до 18:30;
Первое время вы будете работать в офисе, чтобы погрузиться во все процессы и познакомиться с командой;
После испытательного срока возможен гибридный формат: 3 дня в офисе, 2 дня можно работать из дома.
Рабочее место:
Офис в самом центре Петербурга: ул. Рубинштейна, 15-17 (исторический Толстовский дом);
Отличная транспортная доступность;
Уютная кухня;
Все необходимое оборудование.
Атмосфера:
Дружная команда из 14 человек;
Поддерживающая среда, где ценят каждого;
Возможность развиваться и предлагать свои идеи;
Осознание, что ваша работа помогает важному делу — сохранению природы.
Как присоединиться к команде
Отправьте свое резюме на почту anisimova@ecounion.ru с пометкой «Административный ассистент». Мы обязательно ответим в течение 3 рабочих дней.
Расскажите в сопроводительном письме, почему вам близка наша миссия и что для вас важно в работе. Нам интересно узнать вас как человека, а не только как специалиста.
Присоединяйтесь — вместе мы сможем больше!
Практикант
Мы принимаем на практику студентов-волонтеров специальностей реклама, PR, маркетинг для работы по программе экологически грамотного потребления.
По вопросам прохождения практики просим обращаться к Ксении Илларионовой, руководителю отдела по связям с общественностью Экологического союза, illarionova@ecounion.ru
Для того, чтобы мы могли оперативно рассмотреть ваш запрос, пожалуйста, расскажите о себе, вашем образовании, целях и сроках практики. Почему вы выбрали именно нас? Будем рады сотрудничеству!